Cómo aumentar tu productividad: apps y materiales de oficina

Si has emprendido tu propio negocio, estoy segura de que querrás aumentar tu productividad. Bien sea porque acabas de empezar y tienes que hacerte cargo de todos los procesos y tareas, bien porque hayas delegado y tengas que coordinar a tu equipo.

Reducir el número de horas que dedicamos al trabajo mientras que incrementamos el rendimiento que obtenemos es un objetivo que todos queremos alcanzar. Trabajar menos y conseguir más.

Hoy quiero compartir contigo una serie de aplicaciones que te ayudarán a aumentar tu productividad. Y, como gran aficionada a la papelería, he incluido también algunos materiales de oficina que no pueden faltar. Espero que te gusten.

5 apps para aumentar tu productividad

Todas las aplicaciones que he incluido en este artículo las he utilizado en mi día a día como emprendedora para incrementar mi productividad y rendimiento.

Me encanta probar nuevas herramientas y siempre que descubro aplicaciones que pueden facilitarme la vida, me animo a descargarles y usarlas un tiempo.

Estas 5 apps que te quiero recomendar son las que utilizo a día de hoy en mi negocio:

1. Google Calendar

Si me sigues en mi canal de YouTube ya sabrás lo importante que es para mí Google Calendar. Si una tarea no se encuentra dentro de mi calendario es como si no existiese. El motivo es sencillo: me organizo con Time Blocking.

¿Qué significa esto? Que bloqueo espacios de tiempo dentro de mi calendario para centrar mi atención al 100% en la tarea que deseo realizar.

Por ejemplo, para escribir este artículo, me he asignado dos horas de una mañana. En este tiempo, estoy totalmente centrada en redactar cada palabra y no me distraigo respondiendo e-mails o atendiendo llamadas. Para estas tareas, asigno otros momentos del día.

Esto me permite planificar mucho mejor mi semana, ser más consciente del tiempo que dedico a cada proyecto y evitar listas interminables de cosas por hacer. Si quieres aumentar tu productividad, te recomiendo empezar por aquí.

Te invito a ver este vídeo en el que te cuento cómo me organizo con Google Calendar + Todoist, la siguiente aplicación que te quiero recomendar:

2. Todoist

Todoist me permite añadir todas las tareas que tengo pendientes, al igual que otros gestores como Wunderlist. Empezó siendo la base fundamental de mi sistema productivo, pero reconozco que en los últimos meses ha ido perdiendo peso en mi día a día. Aún así, continúo utilizándola con fines distintos. Te cuento:

Antes anotaba absolutamente todas las tareas en esta aplicación y también me organizaba en ella los proyectos. Si, por ejemplo, quería lanzar un nuevo curso online apuntaba todos los pasos: crear temario, elaborar presentaciones, grabar vídeos…

Del mismo modo, apuntaba todas las tareas que me iban llegando durante el día: necesidades de un cliente, nuevos quehaceres que aparecían mientras trabajaba, mejoras a realizar en mi web, etcétera.

Sin embargo, cuando empecé a utilizar el Time Blocking con Google Calendar, me di cuenta de que este sistema estaba dejando de ser eficiente. Tenía que escribir las tareas en ambos sitios, lo que me llevaba el doble de tiempo. Si tenía que replanificarme el día por un imprevisto, también tenía que acceder a las dos aplicaciones.

Probé la sincronización automática de Todoist con Google Calendar, pero no me gustó. Muchas veces no funcionaba bien, se quedaban tareas repetidas… así que desistí.

Fue entonces cuando descubrí Meistertak y Trello para la gestión de proyectos y dejé a Todoist en segundo plano.

¿Cómo la utilizo ahora? La uso para anotar nuevas ideas que están pendientes de procesar. Cuando me viene una idea o tarea pendiente a la cabeza, la escribo enseguida en Todoist. Te ayudará a aumentar tu productividad porque liberarás tu mente.

Reviso la aplicación cuando realizo mi planificación semanal y analizo todas estas ideas: ¿son buenas, es decir, proporcionan una solución a un problema? ¿Se pueden llevar a cabo en este momento? ¿Entran dentro de algún proyecto en concreto o son independientes? Según las respuestas, las incluyo dentro de las tareas de la semana o las aplazo.

3. Meistertask

Meistertask ha sido uno de mis descubrimientos más recientes, pero ahora no puedo vivir sin esta herramienta. La utilizo para la gestión de los proyectos propios de mi negocio. Sí, esos que hacen que mi empresa siga creciendo: servicios, infoproductos, acciones especiales, campañas publicitarias, embudos, etcétera.

Me sirve para tener todos los proyectos mejor estructurados y organizarme con mi equipo. Con un solo vistazo, enseguida sabemos en qué punto se encuentra cada proyecto:

Todas las columnas son personalizables, por lo que puedes organizarlas según su estado (pendiente, en progreso, terminado), por departamentos o por fases del proyecto.

Además de tener un diseño muy atractivo, tiene una serie de ventajas que terminaron de convencerme:

• Puedes incluir en cada proyecto únicamente a las personas que formen parte del mismo.
• También puedes asignar cada tarea a la persona responsable y añadir una fecha de vencimiento.
• Meistertask te permite desglosar cada tarea en microtareas creando una lista de control.
• Incluye la opción de medir el tiempo que dedicas a cada tarea o proyecto (antes usaba Toggl, ya no lo necesito).
• Permite crear relaciones entre tareas, para indicar cuáles están bloqueadas hasta que otras estén acabadas.
• La app te genera una lista de tareas pendientes con aquellas que te han asignado.

Y, lo mejor de todo, su versión gratuita incluye todas estas soluciones.

4. Trello

Meistertask y Trello son muy similares en cuanto a formato, aunque a Trello le falta la posibilidad de medir el tiempo invertido, algo que para mí es fundamental.

Durante mucho tiempo utilicé Trello como mi calendario editorial., pero ahora utilizo planificadores mensuales sobre los que escribir a mano y luego lo paso a mi plantilla en Google Drive.

Sin embargo, Trello sigue siendo fundamental en la gestión de proyectos con mis clientes. Cuando un nuevo cliente me contrata para consultoría y/o implementación de servicios, creo un nuevo tablero y le doy acceso.

En este tablero incluyo las tareas pendientes para empezar a trabajar, como el pago de la primera factura y un listado de los accesos que debe proporcionarme a sus cuentas de redes sociales, su Business Manager, Google Analytics, etcétera.

Después, creo dos columnas más: una para mis tareas como consultora y otra con las tareas del cliente. Así tenemos total transparencia y ambos sabemos en qué punto estamos y qué falta por hacer.

5. Boomerang para Gmail

Finalmente, me gustaría recomendarte esta extensión de Google Chrome. Boomerang para Gmail te permite organizar mucho mejor tus correos electrónicos. Entre sus funcionalidades principales, me gustaría destacar tres:

1. Puedes programar el envío de tus e-mails. ¿De verdad quieres que tus clientes te vean trabajando de madrugada o en fin de semana? Si les mandas un e-mail en domingo y te responden, te verás en la obligación de continuar la cadena. Sin embargo, si lo programas para la primera hora del lunes, habrás limpiado tu bandeja de entrada tranquilamente y podrás hacerte cargo de las respuestas en tu horario de trabajo.
2. Te permite hacer seguimiento de los e-mails que has enviado. Cuando lo mandas, puedes seleccionar que te llegue un recordatorio si el destinatario no ha respondido en el tiempo que establezcas (por ejemplo, dos días). Si envías un presupuesto y estás pendiente de que te lo aprueben, no tendrás que tenerlo en la cabeza.
3. Puedes pausar tu bandeja de entrada. Si te animas a incorporar el Time Blocking a tu vida pero los e-mails siguen distrayendo tu atención, Boomerang te da la opción de pausar tu bandeja mientras mantienes el foco en otras tareas.

Se trata de una extensión muy sencilla que puede ayudarte a mantener tu bandeja de entrada a cero. Puedes pedirle que te oculte ciertos mensajes hasta el día que marques (por ejemplo, si compras una entrada a un evento y deseas que desaparezca hasta el día en el que tenga lugar).

BONUS para amantes de la papelería

Además de las aplicaciones online, me gusta trabajar con cuadernos, agendas y planificadores. Si de verdad quieres aumentar tu productividad, te aconsejo que los incluyas en tu planificación.

Escribir a mano nos ayuda a recordar mejor nuestras tareas. A continuación, te cuento brevemente cómo lo hago:

1. Agenda anual

En mi agenda apunto los eventos importantes y las tareas que tengo que realizar en un día en concreto. Por ejemplo, si sé que el 23 de julio tengo que impartir una formación presencial pero aún no me han confirmado el horario, lo anoto en mi agenda. Cuando sepa las horas, crearé el evento en mi Google Calendar.

Si tengo que hacer una llamada o escribir un e-mail un día específico, también lo apunto en mi agenda. En mi Calendar anoto la tarea general (revisar e-mails) y en mi agenda especifico a quién.

Además, mi agenda anual me permite conciliar vida personal, familiar y profesional. Aquí apunto las citas importantes de mi familia, los eventos destacados de mi pareja o si quedo con mis amigos.

2. Planificadores mensuales

Te confieso que tengo una pequeña obsesión con los planificadores. Si entro a una tienda y veo uno que me gusta tengo que esforzarme (tal y como te lo digo) por no comprarlo. Ahora, como le encuentre una utilidad antes de salir del establecimiento… se viene conmigo.

Tengo dos planificadores mensuales y uno semanal del que te hablaré en el siguiente punto:

• El primer planificador mensual me lo compré en Amazon y es éste. Lo utilizo para incluir las citas más importantes del mes dentro de mi negocio: entrevistas de mi sección Historias Emprendedoras, las tutorías de los martes con mis alumnos, congresos virtuales en los que participo, formaciones presenciales… y con washi tapes marco las principales campañas que tengo activas y el período que abarcan.
• El segundo planificador mensual lo adquirí en Stradivarius y te lo mostré en este vídeo de mi canal de YouTube. Me encantó cuando lo vi y se vino conmigo porque enseguida supe cómo utilizarlo. La primera mitad es un planificador al uso y la segunda un cuaderno en el que apuntar ideas. ¡Perfecto para mi calendario editorial! Tal y como te enseño en el vídeo, uso post-its para escribir los contenidos y así replanificar fácilmente cuando sea necesario.

3. Planificador semanal

Y por si todo esto no fuera poco, también tengo un planificador semanal de Charuca parecido al que te he enlazado. Cada semana, arranco la página de los siete días anteriores y tengo un nuevo lienzo en el que anotar lo siguiente:

• Tareas pendientes que se me quedan del día y que tengo que replanificar (sí, a mí también me pasa).
• Temas que quiero investigar porque he oído sobre ellos en el día y me han llamado la atención.
• Libros que me han recomendado o que he visto sugeridos en algún blog.
• Anotaciones varias, como el precio de una herramienta que quiero contratar, un teléfono, etcétera

Buenos hábitos para aumentar tu productividad

Como te he comentado, me encanta conocer y probar nuevas herramientas y más cuando son útiles para aumentar tu productividad. Por tanto, además de estas 5 apps utilizo otras muchas en mi día.

¿Te gustaría que crease una segunda parte de este artículo con más  aplicaciones? Dímelo en los Comentarios ⬇️ y aprovecha para contarme: ¿Cuáles de estas aplicaciones conocías y qué uso les das (si es que las utilizas)? ¿Qué materiales o herramientas te han servido para aumentar tu productividad? Espero tu respuesta.