Cómo planificar mi semana

[Súper GUÍA] Cómo me planifico una semana de trabajo productiva

¿Cómo planificar mi semana de trabajo para incrementar mi productividad, mantener la concentración y terminar lo que me propongo? Si quieres optimizar tu tiempo y aprender a gestionar mejor tus proyectos, este artículo te va a interesar.

A continuación, comparto contigo cómo me organizo mi semana para dirigir mi negocio de consultoría de marketing y mi Academia de Emprendedores Creativos, atender a mis clientes y seguir disfrutando del tiempo libre sola, en pareja y con familia y amigos.

Cómo planificar mi semana de trabajo

Cómo planificar mi semana

Cuando empecé a plantearme cómo planificar mi semana de trabajo, busqué información y fui probando diferentes técnicas: lista de tareas sin fechas, lista de tareas para cada día, bullet journal… hasta que vi que lo mejor era usar Google Calendar e ir anotando ahí los proyectos más importantes que tenía que hacer.

Sin ser consciente de ello, me estaba iniciando en el time blocking.

De esta técnica hablaremos más adelante en este artículo, pero primero quiero presentarte las claves que me han llevado a conocer a la perfección cómo planificar mi semana para sacarle el máximo provecho.

Ten claras tus metas: qué quieres conseguir

En primer lugar, define cuáles son tus objetivos a medio y largo plazo: ¿qué quieres conseguir? ¿Dónde te ves en cinco años?

Si tu meta es lanzar tu propio negocio pero aún no puedes permitirte abandonar tu empleo para perseguir tu sueño, deberás empezar a dedicarle algunos huecos en tu planificación.

En cambio, si el objetivo que te has marcado con tu empresa es duplicar la facturación del año anterior, plantéate qué tienes que hacer para conseguirlo.

Cuando tenemos claras nuestras metas aprendemos a priorizar en base a ellas:

¿Esta tarea contribuye a mi objetivo?

  • . Pues adelante con ella.
  • No. Pasemos a otra cosa, entonces.

Planifica tu trabajo, pero también tu ocio

Por lo general, tendemos a organizar muy bien nuestro trabajo y nos olvidamos de agendar los momentos de ocio o nuestro propio desarrollo personal.

Márcate unos objetivos que te hagan crecer:

  • ¿Te gustaría estar en forma, bajar de peso y sentirte fuerte? Planifica tus sesiones de ejercicio.
  • ¿Quieres reducir el estrés y la ansiedad y sentirte en armonía contigo? Hazle hueco a la meditación.
  • ¿Siempre has querido aprender un nuevo idioma? Ya sabes lo que toca 😉.

Si pasar tiempo en pareja es importante para ti, reserva en tu calendario un espacio solo para vosotros dos. Hazlo también para los planes con tus amigos y familiares. Y, por supuesto, no te olvides de ti. Añade un hueco para cuidarte y mimarte. Lo mereces y lo necesitas.

A la hora de planificar, debemos tener en cuenta tanto el trabajo como los momentos de descanso, ocio y desarrollo personal. Ponte límites, marca la hora del almuerzo y no te lo saltes. Tu calendario manda y te avisará cuando sea la hora de comer.

Ya sabes que cada mañana me levanto a las 5 AM. En mi Google Calendar tengo añadido por defecto las horas de sueño, de 10 PM a 5 AM (7 horas de sueño es el número perfecto para mí).

Si un día tengo un evento nocturno, como una cena con amigos o un partido importante de mi equipo de fútbol (el Sevilla F.C., por cierto), solo tengo que retrasar el bloque de sueño para saber a qué hora debería levantarme si quiero mantener esas 7 horas. A partir de ahí, puedo planificar mis tareas del día.

Valora tu tiempo y aprende a decir NO

Eso sí, es importante que aprendas a valorar tu tiempo y decir NO cuando sea necesario.

El descanso, el ocio y el tiempo con uno mismo son tan importantes que, precisamente por eso, deben estar planificados. Así les haremos hueco en nuestras agendas y organizaremos bien las diferentes áreas de nuestra vida.

Un momento para cada tarea y cada tarea en su momento.

¿Tienes toda tu concentración en un proyecto? No permitas las interrupciones ni las llamadas de teléfono (o minimízalas todo lo posible).

¿Has planificado levantarte pronto al día siguiente para hacer ejercicio o seguir escribiendo ese libro que quieres publicar? Di no a tomar esas cervezas con tus amigos la noche de antes. Ojo, no significa que los estés abandonando, puedes quedar con ellos en cualquier otro momento.

Quien algo quiere, algo le cuesta y las grandes metas requieren sacrificios. Ya sabes lo que dicen:

Emprender es vivir algunos años como muchos no quieren para disfrutar del resto de tu vida como la mayoría no puede.

¿Cómo planificar mi semana? Teniendo claro a qué digo SÍ y le presto toda mi atención, pero también a qué digo NO.

Empieza por conocerte

Finalmente, cuando me planteé cómo planificar mi semana me di cuenta de que había muchísimas técnicas, pero no todas era para mí. Debemos esforzarnos por ir conociéndonos cada vez mejor, probar aplicaciones, herramientas y acciones hasta encontrar el método que mejor nos funciona.

Por ejemplo, muchos expertos en productividad recomiendan empezar por la tarea más tediosa para así quitárnosla cuando antes de encima y aprovechar nuestra capacidad de concentración a primera hora. Sin embargo, yo me niego a comerme el sapo:

Date tiempo para probar, conocerte y saber qué te funciona. Poco a poco irás planificando cada vez mejor tu semana.

Dedica un día a organizar tu semana

¿Cómo planificar mi semana? Siéntate una hora a la semana frente a tu calendariotu planificador semanal o agenda.

Ya está. Aquí podría haber terminado el artículo de hoy, pero si tú y yo estamos aquí ahora mismo es porque sabemos que no es TAN sencillo. Luego nos surgen las dudas: ¿Cuándo hago cada cosa? ¿Cuántas horas le dedico? ¿Y si no me da tiempo? ¿Qué pasa con los imprevistos?

Muchas preguntas para las que tengo las respuestas. Vamos con ellas:

Prioriza tus tareas y distribúyelas

Las tareas más importantes de nuestra lista son aquellas que afectan directamente a la consecución de nuestras metas:

Si quiero publicar un libro, tengo que escribirlo. Para conseguirlo, necesitaré asignar tiempos de escritura en mi calendario. Si espero a que vengan las musas, jamás lo escribiré ni publicaré.

Teniendo esto en cuenta, asignar prioridades debería ser sencillo: alta – media – baja.

¿Qué ocurre cuando un cliente te llama diciendo que necesita X urgentemente porque le ha pasado Y? O si te entra un nuevo cliente para tu servicio de consultoría pero necesita que lo atiendas YA (y está dispuesto a pagar LO QUE SEA). Quizás escribir un libro deje de tener prioridad alta y pase a media.

Las prioridades son dinámicas, el contexto influye en ellas. Lo que hace dos semanas tenía prioridad baja, hoy la tiene alta porque mañana es el día de entrega.

Factores a tener en cuenta para distribuir tus tareas

  1. Fecha límite
  2. Prioridad según importancia
  3. Energía personal
  4. Tiempo disponible
  5. Agrupación de tareas

Empieza asignando un hueco a las tareas urgentes, esas que sí o sí deben hacerse esta semana, y tus tareas importantes. Si en semanas anteriores te has planificado bien, irás teniendo cada vez menos tareas urgentes.

Organízalas según tu propia energía personal. Aquí entra en juego el consejo de aprender a conocernos. Si tu energía creativa fluye mejor por las mañanas, intenta poner este tipo de tareas a primera hora. Si después de comer te cuenta concentrarte, coloca tareas que requieran poco esfuerzo mental.

¿Cuánto tiempo te lleva cada tarea? Si necesitas varias horas seguidas para terminarla, deberás dejar libre toda una mañana para acabarla.

Además, es recomendable que agrupes tareas. Te lo explico mejor cuando hablemos de técnicas de productividad un poco más abajo.

Planifica con toda la antelación posible

Si sabes que tienes que entregar un artículo, una masterclass, enviar unas fotografías o preparar el pedido de un cliente para una tal fecha… ¿por qué no te lo apuntas YA en tu calendario?

Aquí lo ideal es que tengas una bandeja de entrada en la que deposites todas las tareas que vayan surgiendo a lo largo del día. Antes de terminar tu jornada, procésalas: dales una prioridad específica, ponles fecha límite para hacerlas y agéndalas.

Te pongo un ejemplo. Con cierta frecuencia, colaboro con Blogsterapp publicando un artículo en su blog (como este sobre Cómo elaborar un súper calendario de contenidos). Me avisan con unos dos meses de antelación, les propongo un tema y me dicen para cuando lo necesitan.

¿Qué hago yo? ¿Olvidarme hasta que llegue la fecha, de repente me acuerde, me eche las manos a la cabeza, me estrese y tenga que escribirlo a toda prisa? No.

Tengo dos opciones:

  • Dejarlo ya escrito y preparado con una alarma para enviarlo en la fecha correspondiente.
  • Agendarlo para un día y hora dentro de esos dos meses.

Generalmente, opto por la segunda opción porque me gusta que el contenido sea fresco. Cada día aprendo cosas nuevas, en cualquier momento hay actualizaciones en las redes sociales, cada mes leo varios libros y prefiero que toda esta información esté presente en el artículo que entrego. Unos 10 días antes de la fecha de entrega lo tengo preparado y Sara, la responsable de contenidos, puede confirmarte que siempre llego a tiempo 😉

Por lo tanto, mi recomendación es que planifiques con toda la antelación que sea posible. Y no lo dejes para el último día de entrega: si hay imprevistos de última hora o tareas urgentes, no servirá de nada que lo hayas planificado.

Incluye tareas proactivas y reactivas

Dentro de las tareas a las que tenemos que hacer frente en nuestro día a día nos encontramos con tareas proactivas y tareas reactivas:

  • Son tareas proactivas aquellas que programamos en base a nuestros objetivos.
  • Reactivas son las tareas que no teníamos previstas y que tenemos que ir resolviendo en el día.

Un ejemplo de tarea reactiva serían las llamadas de teléfono o los e-mails.

¿Cómo planificar mi semana teniendo muchas tareas reactivas?

La solución para hacer frente a ellas es prever con antelación este tipo de actividades. Asigna uno o varios momentos del día para revisar tu bandeja de entrada: a media mañana y a media tarde, por ejemplo. Evita estar consultando tu correo continuamente y respondiendo de forma inmediata. Lo único que conseguirás es distraerte del resto de tareas.

Un poco más adelante te doy algunos consejos para hacer frente a los imprevistos. Enseguida llegamos.

El repaso diario a final del día

¡Cuántas cosas pueden pasar en un solo día! No digamos ya en cinco.

Además de planificar tu semana en un día concreto (por ejemplos, los domingos por la tarde), te aconsejo que dediques un ratito a repasarlo todo al final de cada jornada. Con 5 o 10 minutos será suficiente.

¿Qué queremos conseguir con este repaso diario?

  • Procesar las tareas que nos han ido entrando a lo largo del día.
  • Replanificar aquello que no hemos podido terminar.
  • Revisar lo que nos depara el día siguiente.

Créeme, te servirá para terminar el día con el sentimiento de tenerlo todo bajo control, desconectarás y te sentirás mejor.

Sé paciente con tus estimaciones de tiempo

Aprender a cómo planificar mi semana para ser más productiva no es algo que haya logrado de un día para otro. Son muchos años de prueba y ensayo, de leer e investigar para perfeccionar mi método.

No desesperes. A ti no te llevará tanto, para eso te lo estoy desglosando aquí.

Una de las cosas que más me ha costado ha sido acertar con la estimación del tiempo que me lleva cada tarea. Hay algunas de ellas que las tengo controladas porque las hago con frecuencia. Por ejemplo, preparar los contenidos de mis redes sociales.

Sin embargo, le perdía la vista a aquellas a las que me enfrento por primera vez o que realizo una vez cada X meses.

Además, seamos honestos con nosotros mismos. Siempre pensamos que seremos capaces de terminar más rápido de lo que realmente lo hacemos. Creemos que siempre estaremos al 100% y eso es imposible. No somos máquinas, tendremos días de bajón, de poca concentración, de dolor de cabeza o de imprevistos varios.

Yo he encontrado dos soluciones:

  • Asigno siempre un 20% más de lo que inicialmente pienso.
  • Me dejo libre la mañana del viernes.

Si creo que lo tendré en una hora, me doy una hora y 15 minutos.  ¿En 3 horas? Que sean 3 horas y 40 minutos.

Y como te decía en el subtítulo: sé paciente.

Empieza por crear tu calendario con pocas tareas, date más tiempo del que necesitarás y ve ajustando.

3 técnicas para incrementar tu productividad

Existen tres técnicas de productividad en las que se basa mi método para planificarme mejor y conseguir hacer más en menos tiempo:

  1. Time Blocking
  2. Tareas agrupadas
  3. Pomodoro 50-10

Gracias a ellas, me organizo mejor, aprovecho al máximo mi energía mental y mantengo mi concentración. ¿Cómo planificar mi semana con ellas? Vamos a ir viéndolas una por una:

Time Blocking

De nuevo, si me preguntas… ¿Cómo planificar mi semana de trabajo para lograr más?… mi respuesta será: Con Time Blocking, usando Google Calendar.

Y ahí podríamos haber dejado el artículo.

Utilizo Google Calendar para organizar las tareas de mi semana y asignarles un tiempo de ejecución. Esto me permite saber en todo momento qué tengo que hacer sin tener mi mente ocupada en qué será lo próximo. 

Gracias al Time Blocking, puedo planificar fácilmente mi tiempo de trabajo, descanso y ocio, ver enseguida qué huecos tengo libres y replanificar simplemente arrastrando la tarea.

Todas las tareas se convierten en citas y, por tanto, son ineludibles.

Tareas agrupadas

Intento agrupar todas aquellas tareas similares en una sola (y entonces le asigno un espacio de tiempo en Google Calendar). Por ejemplo, cuando grabo un vídeo necesito:

  • Preparar la iluminación del estudio
  • Colocar la cámara y configurar el plano
  • Conectar el micrófono
  • Peinarme y maquillarme

Y, sobre todo, necesito estar concentrada al 100% para que me salgan las palabras adecuadas. Nunca utilizo guiones para mis vídeos de YouTube, solo unas notas con lo que quiero decir; sí los uso para los vídeos comerciales, donde trabajo más el texto, el copywriting.

El nivel máximo de concentración y elocuencia lo consigo después de grabar el primer vídeo.

¿Qué hago? ¿Paro entonces y volvemos la semana que viene a prepararlo todo, centrarme, concentrarme, equivocarme, repetir frases, etcétera? En absoluto.

Grabo varios vídeos seguidos y aprovecho que estoy en la zona para dar lo mejor de mí misma en cada vídeo. En el primero siempre me equivoco más y, por tanto, me lleva más tiempo. El último consigo hacerlo prácticamente seguido, sin apenas parar y en pocos minutos.

Agrupa todas las tareas que se te ocurran:

  • Creación de contenidos para redes sociales.
  • Diseño de creatividades.
  • Retoque de fotografías.
  • Subir las facturas a la plataforma de tu gestoría.
  • Responder e-mails.

Pomodoro 50-10

Finalmente, esta técnica entra más en la ejecución que en cómo planificar mi semana, pero nos servirá para terminar nuestras tareas a tiempo y evitar la poco deseada procrastinación.

Utilizo una extensión de Google Chrome llamada Marinara.

La tengo configurada para trabajar 50 minutos seguidos y descansar 10. Así me obligo a parar, estirar piernas y brazos, moverme un poco, rellenar el vaso de agua y volver con mi capacidad de concentración recargada.

Si trabajas durante 3 horas seguidas sin parar, rendirás peor, sentirás más cansancio y tu concentración irá disminuyendo. Prueba a parar cada 50 minutos y cuéntame qué tal.

Cómo prever los imprevistos

No quería terminar este artículo sin hablar de los temidos imprevistos. ¿Cómo planificar mi semana? Dejando hueco también para ellos. Te voy a contar dos técnicas que a mí me han funcionado:

Gestionar las llamadas y las urgencias

Como te he comentado antes, tengo asignado en mi calendario los momentos para hablar por teléfono, atender mensajería instantánea y contestar al e-mail.

Dejo el móvil en otra habitación mientras trabajo concentrada. Si me llaman, ni siquiera me entero, pero devuelvo la llamada en esos 10 minutos de descanso frente al ordenador o en el momento que tenga asignado.

En la mayoría de casos, las urgencias no son tales y pueden esperar hasta que yo esté libre para atenderlas. Así puedo prestarle mi 100% de atención. Una vez conocida la urgencia, le busco hueco y decido si necesito replanificar mi calendario.

¿Y si hay imprevistos? Pongamos que, por ejemplo, Internet funciona mal o que ese día amanezco con unas migrañas horribles (desde que emprendí las sufro cada vez menos pero aún me acompañan en algún que otro día suelto).

Si hay imprevistos, replanifico. Intento dejar algunos huecos en mi calendario para tener previstos los imprevistos.

¿Y si no los hay, qué hago con esos huecos?

  • Voy a mi lista de pendientes y selecciono tareas breves
  • Adelanto la siguiente tarea que tenía prevista
  • Descanso y leo algún libro

Cómo planificar mi semana sin estrés: el secreto de la mañana libre

Para terminar, quiero compartir contigo un truco que a mí me ha venido súper bien para liberar mi semana y abandonar el estrés: es el secreto de la mañana libre. Te lo cuento:

Espero que esta super guía de planificación te haya resultado útil para empezar a planificar tu semana mejor e incrementar tu productividad con ella. Cuéntame en los comentarios, ¿qué es lo que más te cuesta al organizar tus tareas?

Comentarios

  1. Javier Meléndez

    Envidio tu manera de organizarte. Yo uso Tick Tick para tareas y Google Calendar para fechas límites y otros eventos.

    Una dudilla: ¿Tu bandeja de entrada está en Google Calendar?

    1. Muchas gracias, Javier. Voy mejorando mi método poco a poco y adaptándolo a mis circunstancias según van cambiando

      Mi bandeja de entrada la tenía en Todoist y, anteriormente, en Evernote. Sin embargo, ambas herramientas dejaron de encajarme en mi sistema actual. Ahora estoy probando Ike, que me permite agregar tareas y categorizarlas según la matriz de Eisenhower en urgente, importante, no urgente, no importante. De ahí las paso a MeisterTask si son proyectos que tengo que desglosar y a Google Calendar para asignarme el tiempo de realizarlas.

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