Trello como calendario editorial

Quizás algunos ya lo sepáis y a otros no os suene tanto, pero soy una pequeña friki de la productividad. Utilizo Evernote desde que tengo uso de razón digital y siempre ando buscando los métodos y herramientas que mejor se adaptan a mis rutinas personales y profesionales. Cuando decidí escribir con mayor asiduidad en mi blog y empezar a colaborar con otras publicaciones digitales, me di cuenta de que necesitaba un calendario editorial. Buscando en la red, di con Trello.

Qué es Trello

Trello es una herramienta online de gestión de proyectos y tareas, personales y en grupo, basada en la metodología Kanban. Cuando creas una cuenta en Trello, tienes la opción de crear diferentes tableros, uno por cada blog en el que escribas, por ejemplo. Dentro de cada tablero podrás crear diferentes listas, que pueden ser: Ideas para artículos, Investigando, Escribiendo, En promoción en redes sociales y Terminado, entre otros que se os ocurran. Cada una de estas listas, además, se divide en tarjetas, que se corresponden con los contenidos que queramos añadir. En el ejemplo que nos ocupa, serían los artículos que queremos escribir o en los que estamos trabajando.

Sin embargo, lo que realmente hace de Trello una herramienta potente es la cantidad de recursos que ofrece en su versión gratuita: tableros para grupos, posibilidad de adjuntar archivos en sus tarjetas, organización mediante etiquetas, calendario y mucho más que pasaré a describiros a continuación.

Trello como calendario editorial

Tanto si escribís un blog a nivel individual como si colaboráis en una publicación junto a otros escritores, os habréis encontrado con la necesidad de organizar los contenidos que debéis publicar. Trello te permite hacerlo de una forma sencilla y muy visual, adaptándose en todo momento a vuestros requisitos. En mi caso, tengo organizado el tablero para este blog en las listas que os describía anteriormente: ideas que se me van ocurriendo para escribir en un futuro, temas que estoy investigando, próximos artículos a escribir (organizados, ya, por fecha de vencimiento), entradas que estoy escribiendo, aquellos que estoy moviendo más por redes sociales y una última lista donde acaban todos los artículos: «Terminados.»

Sin embargo, también existe la posibilidad de añadir otras listas, como podría ser «Pendientes de grafismos» en el caso de necesitar una creatividad específica (por ejemplo, una infografía). Si queréis verlo de forma más clara, os recomiendo que os paséis por este tablero público creado por Trello a modo de plantilla.

Clasificando el contenido en Trello

Además de las listas, Trello ofrece otras formas de organización de los contenidos que guardas en cada tablero. Las tarjetas se corresponderían, en el caso del calendario editorial, con los artículos de nuestro blog. Dentro de estas tarjetas, existen diversas acciones que podemos realizar:

1. Una etiqueta, una categoría. Las diferentes etiquetas, cada una de un color, nos permiten organizar nuestros artículos en las diferentes categorías de nuestro blog: Storytelling, Cultura, Marketing de Contenidos… Cuando visualizamos el tablero, veremos una línea de color dentro de cada tarjeta, que nos dará una idea de cuántos artículos tenemos planificados en el futuro para cada categoría.
2. Artículos asignados. Entre las posibilidades que Trello ofrece a los equipos de trabajo, existe la posibilidad de asignar tareas (en este caso, artículos), de modo que en todo momento se conozcan quién está escribiendo qué y cómo lo lleva.
3. Fecha de vencimiento. En una planificación editorial, es importante conocer la fecha de entrega de cada artículo. Trello, además, nos ofrece la opción de ver todas las tarjetas en un calendario, lo cual resulta útil cuando se tienen muchas planificaciones (para comprobar, por ejemplo, que no haya dos artículos el mismo día y el resto de la semana quede vacío).
4. Archivos adjuntos. Es posible que los artículos que escribimos en nuestro blog requieran de cierta investigación previa: enlaces, documentos en PDF, fotografías… todo ello lo podemos adjuntar a nuestra tarjeta (nuestro artículo), de forma que lo tengamos siempre con nosotros en cualquier dispositivo. También resulta útil si el redactor no edita sus propios textos y necesita adjuntar las imágenes que los acompañarán, en el caso de los blogs grupales.

Tras haber probado diferentes herramientas para la planificación de contenidos, Trello es la que me permite una mayor autonomía y un mayor número de posibilidades. No sólo lo utilizo para el calendario editorial de este blog, sino también para planificarme los contenidos de otras publicaciones digitales con las que colaboro, organizar algunos viajes o escribir mi novela. Además, resulta especialmente interesante si la combinamos con Sunrise Calendar, pero eso os lo contaré otro día.