Mejora la productividad de tu empresa con esta app de gestión de proyectos

¿Se te hace cuesta arriba la gestión de proyectos? ¿Dedicas demasiadas horas a tu negocio y sientes que las tareas urgentes ocupan la mayor parte de tu tiempo? ¿Coordinar a tu equipo y sus tareas te impide centrarte en tu propio trabajo?

Entiendo perfectamente cómo te sientes porque yo también me he visto absorbida por la vorágine del día a día, la gestión de mi propio equipo y la organización de proyectos de trabajo.

Llegó un momento en el que me convertí en la reina del Excel para llevar un control de todas las tareas que estaban pendientes de hacer, en proceso y realizadas. Esta gestión de proyectos me seguía llevando tiempo, pero al menos tenía claro en qué punto se encontraba cada acción y qué carga de trabajo tenía cada miembro de mi equipo.

Para gestionar los proyectos de mi empresa, mis tareas y las de mi equipo ahora trabajo con MeisterTask. Lo mío con Excel fue bonito mientras duró, pero desde que he descubierto esta herramienta, he ganado horas en mi día. Ya la mencioné en mi artículo con 5 apps para aumentar tu productividad y muchos me habéis estado escribiendo preguntándome sobre ella.

Hoy te cuento cómo la utilizo y los beneficios que me aporta ⬇️⬇️⬇️

Gestión de proyectos con MeisterTask

MeisterTask es la segunda aplicación lanzada por MeisterLabs. Si echas un vistazo a su página web, enseguida entenderás por qué me gusta tanto esta empresa y todo lo que hace. Su misión es inspirar creatividad en los negocios, la educación y la vida cotidiana desarrollando las herramientas más innovadoras y fáciles de usar. ¿Es o no es para darles un achuchón?

Antes de crear esta app de gestión de proyectos, lanzaron MindMeister, que aún estoy probando y que está centrada en la creación de mapas mentales. Si me gusta, os hablaré de ella más adelante.

¿Por qué me gusta tanto MeisterTask?

• Porque es muy visual e intuitiva.
• Es multidispositivo: puedo consultarla online, en mi Mac y en mi móvil.
• Me permite disminuir el número de apps que uso: adiós Toggl y gestores de tareas.
• Puedo organizar mi trabajo y gestionar las tareas de mi equipo y colaboradores.
• Me da la posibilidad de medir el tiempo que dedico a cada proyecto y/o cliente.
• Incluye una gran cantidad de funcionalidades fáciles de usar.
• Ofrece informes de resultados, necesarios para medir nuestro rendimiento.

Vamos a ir viendo cómo puedes organizar tus proyectos y las tareas de tu equipo. Como ves, yo te recomiendo utilizar Meistertask porque es la que utilizo y me da buenos resultados, pero puedes optar por la app de gestión de proyectos que te guste más.

Gestión de proyectos, tareas y subtareas

Cuando nos disponemos a trabajar en un nuevo proyecto, es recomendable que lo dividamos en tareas y subtareas. De este modo, lograremos fijarnos en cada peldaño cada vez en lugar de mirar directamente a lo más alto de la escalera.

Evita la procrastinación con los grandes proyectos

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un trabajo que queremos realizar para alcanzar un objetivo y que requiere de un proceso de tareas y subtareas así como de recursos concretos (equipo de personas, materiales, herramientas, etcétera).

Por lo tanto, para considerar un proyecto como tal debe contener distintas tareas. Aquí van algunos ejemplos de proyectos:

• Lanzamiento de un nuevo producto / servicio
• Creación o renovación de nuestra página web
• Auditoría completa del negocio
• Desarrollo del Plan de Marketing anual
• Diseño del Plan de Acciones trimestral
• Creación de contenidos del mes
• …

✳️ En resumen, grabar un vídeo no constituye un proyecto, pero planificar los ocho vídeos del próximo mes para nuestro canal de YouTube, escribir sus guiones, grabarlos, editarlos y subirlos sí podríamos considerarlo como tal.

Tareas y subtareas

La gestión de proyectos es necesaria para ser más eficientes, para evitar ahogarnos en el mar del caos. Es importante conocer en todo momento en qué punto se encuentra nuestro trabajo: qué tareas están realizadas, en proceso o pendientes de empezar.

Como hemos visto, todo proyecto se forma por tareas y éstas por subtareas. Esta organización es necesaria para poder centrarnos en el momento presente sin estresarnos por todo lo que queda por hacer.

Si alguna vez has planificado un gran proyecto, estoy segura de que sabes de lo que te hablo. Llega un momento en el que no sabes cuánto queda por hacer y si estamos avanzando al ritmo previsto. Una gestión de proyectos adecuada disipa todas estas dudas.

«Cuando lleguemos a ese río cruzaremos ese puente» (Julio César)

Esta frase, que se atribuye a Julio César, es una máxima en mi vida. Tengo tendencia a sentir ansiedad por todo aquello que está por venir. Por eso, para mí es tan importante tener una buena planificación, organizarme, prever los imprevistos (sí, se puede) y centrarme en el momento presente. Mindfulness a tope.

Podemos resumir la gestión de proyectos eficiente en esta frase. Diseñemos un mapa, tracemos el camino hacia el objetivo que queremos alcanzar, pero ocupémonos de una tarea cada vez. Paso a paso avanzamos, peldaño a peldaño subimos la escalera.

✳️ Siguiendo el ejemplo anterior, que también encontrarás en el vídeo que te he dejado más arriba, el proyecto de crear los vídeos del mes tendría 8 tareas (uno por cada vídeo) y varias subtareas (escribir guión, grabar, editar…).

La necesidad de usar fechas límite

Las fechas límite son la clave de la productividad y, por tanto, el enemigo de la procrastinación. Si quieres terminar algo, marca un día en tu calendario para hacerlo. De otro modo, siempre encontrarás:

• Excusas para retrasar la siguiente tarea
• Modificaciones para perfeccionarla (es decir, más excusas)

Otra máxima que siempre aplico a mis proyectos y que todas las personas que han trabajado conmigo me han escuchado decir es:

Mejor terminado que perfecto.

Ponte una fecha límite y trabaja en la tarea hasta que la termines. ¿Te sobra tiempo antes de tu deadline? Estupendo, puedes completarla con más información o hacer lo que necesites, pero ya estará acabada y lista para entregar.

Dentro de MeisterTask es tan sencillo como editar tu tarea y añadir esa fecha límite arriba a la derecha:

Si incluyes este campo en todas tus tareas, te aparecerán ordenadas por fecha en tu escritorio dentro de la aplicación. Así sabrás qué tareas se aproximan a su deadline y cuáles deberías haber terminado ya:

Optimizar el flujo de trabajo con tareas relacionadas

Una de las funcionalidades que más agradezco tener dentro de MeisterTask es la relación de tareas. Me parece fundamental en la gestión de proyectos.

En los proyectos, es habitual que una tarea bloquee a otra. Por ejemplo, yo no puedo editar mis vídeos si no los he grabado previamente y no puedo grabarlos si no tengo escrito el guión.

Cuando nosotros nos encargamos de todo el proceso, y si el proyecto es pequeño, es fácil llevar un control.

¿Qué ocurre cuando el proyecto es muy grande y lo están llevando a cabo entre varias personas? Que tenemos que llamar por teléfono, escribir e-mail y perseguir a nuestro equipo para preguntarles:

¿Has terminado ya con la tarea… X? ¿Me envías el documento… Y?

Con MeisterTask este proceso se simplifica. Si tu tarea tiene una señal de bloqueo ⛔️, significa que todavía está pendiente de otra tarea aún por terminar. Puedes ir a esa tarea y ver su deadline para decidir si te interesa esperar o iniciar otra tarea diferente.

Además, dentro de cada tarea podemos adjuntar archivos. Así podremos descargarlos directamente cuando nuestro equipo los dejen ahí para nosotros.

Automatizar acciones para ganar tiempo

Una de las claves del éxito es aprender a delegar nuestras tareas. Contar con un equipo de confianza que nos libere nuestra agenda. Sin embargo, existen tareas repetitivas que merece la pena automatizar para ganar tiempo, tanto propio como para nuestros empleados y colaboradores.

Dentro de la gestión de proyectos, a mí me resulta muy útil que una acción desencadene otra. MeisterTask nos permite automatizar acciones en función de la columna a la que movamos nuestra tarea:

• Asignar la tarea a otro miembro
• Cambiar el estado a completada
• Enviar un correo electrónico
• Añadir o quitar etiquetas
• Iniciar o detener registro del tiempo
• Enviar un mensaje por Slack
• …

Cómo (y por qué) registrar nuestro tiempo

A mí me gusta monitorizar el tiempo que me lleva cada tarea y, por tanto, cada proyecto. Es la mejor forma de luego analizar a qué debería sumarle horas, restárselas, qué tareas tengo que delegar, etcétera.

Con mis clientes es aún más necesario. Cuando propongo un presupuesto, lo hago en función del número de horas que estimo que tendré que dedicarle a su proyecto. Cuando termino mi trabajo de consultoría, analizo cuántas horas he trabajado y si tengo que recalcular mi tarifa para próximos clientes en función de la rentabilidad que obtengo.

• ¿El problema? 🤔 Antes usaba Toggl y muchas veces me olvidaba de activar el registro de tiempo.
• La solución ✅ Cada vez que empiezo a trabajar en una tarea, la muevo a la columna «En proceso» y automáticamente me contabiliza el tiempo. Cuando termino, la muevo de nuevo a «Pendiente» y se paraliza.

Mover la tarea de una columna a otra no se me olvida, puesto que siempre tengo abierto MeisterTask y es, junto a Google Calendar, mi hoja de ruta durante el día.

Como te decía al principio, puedes utilizar MeisterTask o cualquier otra aplicación de gestión de proyectos. Lo importante es que encuentres aquella herramienta que cubra tus necesidades. También puedes probar la versión gratuita de MeisterTask para ver qué tal se te da organizar tus proyectos con este tipo de formatos. Si te animas a dar el salto y suscribirte a la versión PRO (son solo 8,25 € al mes por usuario), escríbeme. Es posible que te pueda conseguir algún descuento 😉

¿Te gustaría que crease un tutorial en vídeo sobre MeisterTask? Dímelo en los Comentarios ⬇️