Como ya te he contado anteriormente, MeisterTask se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión de mi negocio. Me permite planificar mis proyectos con facilidad y compartirlos de manera individual con los miembros de mi equipo que estén implicados.
Recientemente, han lanzado una nueva versión de la herramienta y han conseguido que sea aún más rápida e intuitiva. Me gusta que las herramientas con las que trabajo sean agradables visualmente. Paso muchas horas con ellas y prefiero que sean atractivas, que me den ganas de usarla.
Y eso me pasa con MeisterTask.
En el artículo de hoy quiero repasar contigo las principales funcionalidades de esta aplicación de gestión de proyectos y las novedades que han incluido. Como siempre, te iré contando cómo la uso yo en mi negocio.
Qué es MeisterTask
MeisterTask es una herramienta online de gestión de proyectos que te permite planificar de forma eficaz la creación de nuevos productos, su lanzamiento, las campañas de publicidad online, la atención al cliente, etcétera.
Su versión gratuita es bastante completa y te permite añadir un número ilimitado de proyectos, tareas y miembros de tu equipo. Además, puedes integrarla con Slack y usar ambas aplicaciones de forma conjunta.
Una de las funcionalidades que incluye y que más me gustan es la gestión del tiempo. Cada vez que empiezo a trabajar en una tarea del proyecto, activo el cronómetro y, así, al terminar el proyecto puedo medir cuánto tiempo me ha llevado.
Así puedo ir planificando mejor el tiempo que dedicaré a futuras tareas e, incluso, comprobar si los proyectos de mis clientes han estado bien presupuestos en cuanto a precio / hora o si tenemos que hacer modificaciones con nuevos clientes.
Organización por columnas
Cada proyecto dentro de MeisterTask se divide en distintas columnas que puedes personalizar para modificar nombre, icono y color. Si tienes la versión PRO, además, puedes incluir automatizaciones.
Por ejemplo, en mis proyectos siempre creo una columna que es Trabajando AHORA. Automáticamente, el cronómetro se inicia cada vez que alguien de mi equipo o yo misma trasladamos una tarea a ella. Cuando terminamos, la devolvemos a la columna En progreso o Terminada.
Aquí van algunas ideas de columnas que puedes incorporar:
- Ideas – Pendiente – En Progreso – Trabajando AHORA – Por revisar – Terminado
- Ideas de vídeos – Guiones por escribir – Vídeos por grabar – Por editar – Por subir a YouTube – Terminado
- Próximos contenidos – Escribiendo – Para revisar – Pendientes de publicar – Publicados
- Definición – Implementación – En pruebas – Aprobado – Lanzado
- Preguntas Frecuentes – Incidencias recibidas – Están siendo atendidos – Terminado
Realmente, puedes utilizar MeisterTask para lo que quieras. He visto, incluso, ejemplos de personas que utilizan esta herramienta para planificar su menú semanal o para organizar eventos de empresa. Siempre que tengas que organizar diferentes tareas y/o trabajar en equipo, te vendrá bien usarla.
Nuevas Funcionalidades de MeisterTask
Recientemente, MeisterTask ha lanzado su versión 2.0 con nuevas funcionalidades, un diseño aún más intuitivo y mayor velocidad de carga. Vamos a revisar las que considero más importantes para los emprendedores:
Panel de inicio + Nueva lista de control
En primer lugar, han reformado el panel de inicio. De un solo vistazo verás todos los proyectos que has creado o en los que te han incluido, las tareas que tienes asignadas de cada proyecto y las notificaciones.
Además, puedes agregar tu lista de control, que te puede servir como bandeja de entrada o listado de tareas independiente.
- Una bandeja de entrada es el lugar en el que anotamos tareas pendientes de categorizar.
- Las tareas independientes son aquellas que no se encuentran integradas dentro de ningún proyecto en concreto.
A mí me facilita el trabajo tener todo visible y un lugar en el que anotar tareas rápidamente. Enseguida me ubico en qué tengo que hacer, qué es prioritario y cómo tengo que planificar mi calendario.
Nuevo formato para las tareas
Uno de los usos más recientes que he empezado a dar a MeisterTask es la planificación de los vídeos para mi canal de YouTube. Hasta ahora, escribía los guiones en Google Drive y me organizaba con una hoja de cálculo.
He cambiado mi método de trabajo.
Lo que he hecho es crear un proyecto para mis vídeos de Youtube. Cada tarea es un nuevo vídeo y escribo las notas de guión en la descripción de la misma.
Por lo tanto, la opción de dar formato a esta descripción me viene de perlas. Puedes añadir negritas, cursivas, títulos y subtítulos. De este modo, no tengo que salir de la aplicación y luego subir el adjunto. Me permite trabajar sin tener que cambiar de herramienta y eso es una ventaja.
Integración con Zapier
Las integraciones ya existían en MeisterTask, pero en esta versión 2.0 las han mejorado. De hecho, ahora puedes conectar tu cuenta con Zapier y hacer todas las automatizaciones que necesites sin tener que salir de la aplicación.
De nuevo, insisto. Puede parecer una tontería pero mi concentración se incrementa cuando trabajo dentro de un mismo interfaz. El hecho de tener que abrir una nueva pestaña, iniciar sesión y encontrar la opción que necesito aumenta las posibilidades de que me distraiga.
Puedes conectar MeisterTask con varias aplicaciones, incluidas Slack y Zapier (utilizo ambas):
- Con Slack me sirve para mantener la comunicación con mi equipo mientras.
- Con Zapier puedo vincular MeisterTask con otras herramientas como Trello.
Actualmente, utilizo Trello para organizarme con mis clientes. Tener ambas herramientas automatizadas me ayuda a no tener que estar duplicando tareas.
Existen más actualizaciones dentro de esta versión de MeisterTask 2.0 (y otras que están por venir). Te recomiendo leer su blog para mantenerte al tanto de las últimas novedades.
