4 ideas para evitar la procrastinación y aumentar tu productividad

¿Tienes grandes proyectos en mente pero siempre encuentras cualquier motivo para posponer tus tareas? Te entiendo: no puedes evitar la procrastinación. Quizás es un proyecto tan grande que no sabes por dónde empezar, te supera, y cualquier otra actividad te parece mejor. Antes de ponerte a trabajar, necesitas que todo esté ordenado. O quizás consideras más importante limpiar tu bandeja de entrada. O atender un todas esas microtareas que, en realidad, no son urgentes.

Lo que te pasa tiene un nombre, y se llama procrastinación.

La procrastinación es el acto de retrasar una tarea para hacer cualquier otro trabajo menos importante y urgente. Si recurrimos a la etimología, procrastinar viene del latín procrastināre, que significa «dejar hasta mañana». Sin embargo, también procede del término griego akrasia, «hacer algo en contra de nuestro mejor juicio». Dicho de otro modo: aplazamos tareas sabiendo que no es lo mejor para nosotros. Por eso, debemos evitar la procrastinación.

Por qué procrastinamos

La realidad es que la procrastinación es el enemigo de los emprendedores y de cualquier persona que trabaje por conseguir un objetivo, ya sea personal o profesional. ¿Por qué no podemos evitar la procrastinación, entonces? ¿Qué nos lleva a posponer tareas?

1. Síndrome del impostor: es la sensación que sufren muchas personas al sentir que no son merecedoras de los logros que han conseguido. Es muy frecuente entre los emprendedores. Por ejemplo, puedes sufrir este fenómeno a la hora de crear y vender tus productos y servicios, haciéndote continuamente esa pregunta de ¿Quién soy yo para vender esto? o ¿Por qué me iban a comprar a mí habiendo tantas personas válidas mejores que yo?
   
   En muchos casos, el síndrome del impostor es tan alto que resulta paralizante. Hace que te pongas excusas continuamente para evitar que lances tu producto o, incluso, tu nuevo negocio. Lo veo continuamente en las mentorías que he realizado a mujeres emprendedoras cuando llega el momento del lanzamiento. Procrastinan a más no poder.
   
2. No te gusta la tarea que tienes que realizar: puede ser que el trabajo que tienes por delante no sea muy apetecible y, por eso, cualquier otra actividad te parezca mucho mejor, llegando así a la procrastinación.
   
   Si este es tu caso, te planteo una solución que puede ayudarte. Empieza a trabajar. Tan sencillo como eso. Incluso si no te apetece, si hay otras tareas que te atraen más. Ponte tu propia fecha límite, antes de la entrega al cliente, y márcate como objetivo terminar en ese tiempo.ç
   
   Con frecuencia, lo que más nos cuestan son los primeros 10 minutos, es el hecho de empezar. Pero una vez estamos metidas en la tarea, cogemos ritmo y la energía empieza a fluir. Es como montar en bici: los primeros instantes son los peores, te pillan en frío y te apetece abandonar. Pero si sigues, llegarás a tu destino.
   
3. Tienes un proyecto que te parece inabarcable: puede ser que tengas por delante una buena cantidad de tareas por hacer y que no sepas por dónde empezar. El problema es que estás mirando al final de una inmensa escalera en lugar de centrarte, únicamente, en el primer escalón.
   
   Para poder asumir este tipo proyectos sin procrastinar y sin agobios ni estrés, te recomiendo que lo dividas en tareas y microtareas. Trátalas de manera independiente, proporcionando una fecha límite a cada una de ellas, organizándolas por prioridades y revisando tu planificación al final de cada día. De esta forma, podrás centrar tu atención en cada una de ellas.
   
   Recuerda: solo tienes que subir un escalón en cada momento.

En cualquier caso, evitar la procrastinación y tomar acción hoy te ayudará a ir avanzando hacia tus objetivos. Ya lo decía Benjamin Franklin: «Un gran viaje comienza con un pequeño paso». Por lo tanto, empieza desde ya a trabajar por evitar la procrastinación. Te aseguro que dentro de seis meses me lo agradecerás.

Los 4 secretos para evitar la procrastinación en tu día a día

La realidad es que a nadie nos gusta perder el tiempo, pero mucho menos cuando somos emprendedores y trabajamos a diario para hacer crecer nuestro negocio. Si sientes que estás en un bucle en el que se te escapan las horas y te resulta imposible avanzar con tus proyectos y tareas, quiero contarte cuatro secretos que estoy segura te ayudarán a evitar la procrastinación y empezar a gestionar tu tiempo de forma productiva:

Organiza tus tiempos

Solemos pensar que, para aumentar nuestra productividad, tenemos que trabajar más horas: así logramos terminar más tareas. Pero nos equivocamos. La realidad es que, para ser más productivas, tenemos que aprender a trabajar de forma inteligente para así conseguir más en menos tiempo y que podamos conciliar sin renunciar.

Por lo tanto, lo primero de todo será marcarte un horario de trabajo (y cumplirlo). Organiza tus días y divide tus tiempos entre lo personal y lo profesional. Por el 100% de tu atención en cada instante. Evita tener la mente en el trabajo cuando estás descansando o pensar en las vacaciones mientras trabajas. Lo sé, es difícil. Pero te hará bien. Una buena práctica es crear una rutina matinal de hábitos saludables que te permita iniciar el día dándote prioridad a ti.

Recuerda que tan importante es trabajar como disfrutar de un tiempo para ti, para relajarte, para hacer lo que te gusta y te llena a diario. El objetivo principal de dividir tus tiempos es que puedas disfrutar del aquí y el ahora en cada uno de ellos. Por ejemplo, cuando estés trabajando que puedas estar al 100% realizando las tareas que tengas que hacer y cuando estés descansando que seas capaz de hacerlo sin tener el foco en nada más que en disfrutar.

De la misma forma que divides tus tiempos para separar lo profesional de lo personal, te recomiendo que planifiques tus semanas para trabajar a diario en las tareas que tienes que realizar, priorizando las más urgentes e importantes.

Hazte a la idea de que solo cuentas con 6 horas en el día para terminar tu trabajo (o las que hayas marcado en tu horario laboral). Te aseguro que, de este modo, harás lo posible por evitar la procrastinación y centrarás toda tu atención en terminar tus tareas del día.

Encuentra tus ladrones de tiempo

Como hemos mencionado, si quieres ser productiva en tu día a día, necesitas concentrarte al 100% en las tareas que estás realizando en cada momento. Por ello, tienes que identificar cuáles son tus ladrones de tiempo. Sí, esos que te distraen a base de notificaciones y llamadas de atención.

Uno de los más habituales lo tenemos siempre con nosotras: es el teléfono móvil. Estoy segura de que, si trabajas con él cerca, más de una vez lo coges y enciendes sin saber muy bien para qué. Lo mismo puede suceder con las redes sociales o, incluso, con el correo electrónico cuando lo revisamos cada poco tiempo y no marquemos una hora para revisarlo.

¿Cómo solucionarlo? Una vez tengas identificados tus principales ladrones de tiempo, pon límites. Por ejemplo, puedes eliminar las notificaciones de tu teléfono móvil para evitar que te distraigan. Incluso puedes dejarlo fuera de tu alcance para que no puedas caer en la tentación. Cierra la sesión de todas tus redes sociales y márcate un momento del día para devolver llamadas, mensajes y correos.

De esta forma, podrás concentrarte en la tarea que estés realizando sin boicotearte a ti misma ni procrastinar tus tareas.

Aprovecha los tiempos muertos

En mi caso, utilizo los viajes los viajes y traslados para trabajar con mi móvil, en el portátil o plasmando ideas en una libreta. En los vuelos, por ejemplo, aprovecho para hacer trabajos sin conexión y el tiempo me cunde mucho más. Incluso en el metro, donde la conexión falla a veces, me dedico a contestar correos pendientes que se envían en cuanto salgo a la superficie. También aprovecho para adelantar tareas cuando me cancelan una cita o termino antes de lo previsto.

¿Qué consigo gracias a esta práctica? Ir adelantando pequeñas tareas que tengo anotadas y clasificadas en mi lista para, así, evitar que me distraigan cuando tengo que centrarme en proyectos más grandes.

No te creas que todos mis tiempos muertos son para trabajar. A veces, el mejor trabajo que puedo hacer en ese momento es descansar, desconectar, respirar. Y eso me llena de energía para afrontar lo que tenga por delante.

Del mismo modo que, para mí, los viajes son los tiempos muertos que uso para avanzar, párate y piensa cuáles son esos momentos que tienes de espera y que puedes aprovechar. Una vez los hayas encontrado, puedes emplear ese tiempo para contestar correos electrónicos, redactar artículos para tu blog o tus redes sociales, planificar tu semana o un proyecto concreto.

Mejor hecho que perfecto

No lo hemos mencionado específicamente en los motivos que nos llevan a procrastinar, pero el perfeccionismo también influye a la hora de impedirnos que terminemos nuestras tareas a tiempo. Aquí también entra en juego el síndrome del impostor. Como nos sentimos que no valemos los suficiente, tratamos de entregar más que la media para reafirmarnos en nuestras capacidades.

Está bien cuando ese sentimiento nos alienta a ser mejores, pero no cuando nos impide avanzar y entregar un proyecto porque nunca lo vemos adecuado.

Te hablo desde la experiencia: he sido una perfeccionista toda mi vida. Por ello, una de mis máximas es «mejor hecho que perfecto». Me lo recuerdo cada vez que siento que estoy juzgando pequeños detalles sin importancia o distrayéndome con ellos.

¿Cómo puedes trabajarlo tú también? Primero márcate un día y una hora para terminar la tarea que tienes por delante. A continuación, trabájala de principio a fin para que te dé tiempo de finalizarla en los tiempos que te has marcado. Revísala, eso siempre es importante. Y, si te sobra tiempo, entonces sí: perfecciónala. Pero solo hasta que llegue el límite de tiempo que te habías marcado. En ese momento, es hora de pasar a la siguiente tarea.

La importancia de evitar la procrastinación y tomar acción

Si vives posponiendo tus tareas, jamás alcanzarás tus objetivos. Empieza por definir qué metas quieres alcanzar y qué acciones tienes que realizar para llegar a ellas. Esas son tus prioridades, las que no puedes posponer, por las que debes evitar la procrastinación y tomar acción. Hazlo hoy y te aseguro que mañana te alegrarás de haber empezado.