Time blocking con Google Calendar [Tutorial actualizado]

Utilizar la técnica de time blocking con Google Calendar te ayudará a aumentar tu productividad.

En mi caso llevo años utilizando esta técnica para planificar mi día a día. Si todavía no sabes en qué consiste déjame contártelo en una breve descripción.

El time blocking es una técnica de productividad que consiste en organizar tus tareas en tu calendario, para así asignarle un tiempo de ejecución y terminarlo. Por ejemplo, si calculas que empleas una tres horas en escribir un artículo para tu blog, tienes que asignarle una fecha y un tiempo en el calendario para realizarlo.

Hay tres ventajas principales que yo destaco del time blocking:

  1. Priorizar: con esta técnica y la asignación del tiempo, puedes dedicar tiempo a lo que es más importante.
  2. Asignar un momento en el tiempo en el que realizar la tarea y así no procrastinarlas en el tiempo.
  3. Aprovechar mejor los tiempos y ser más productiva.

Combiar la técnica del time blocking con Google Calendar se ha convertido en mi indispensable de organización.

Time blocking con Google Calendar

¿Quieres aprender a mejorar tu productividad con esta técnica? Te cuento paso a paso cómo administrar tu tiempo con Google Calendar en este artículo. Puedes verlo también en este vídeo de mi canal de Youtube.

Crea varios calendarios en Google Calendar

Si quieres organizar correctamente tu tiempo con Google Calendar el primer paso es que crees al menos dos calendarios diferentes: uno para el ámbito personal y otro para el profesional.

De esta forma podrás separar muchísimo mejor las tareas, eventos o citas que pertenecen a cada uno de ellos. También podrás ver cada uno de forma individual seleccionando o no, el calendario.

Incluye tus momentos de descanso y ocio

Realizar este segundo paso y añadir tareas rutinarias como el almuerzo y el tiempo de descanso, te ayudará a conocer realmente cuál es el tiempo que tienes realmente para trabajar.

Dejarás de pensar que cuentas con 24 horas en el día y así sabrás cuál es el tiempo que realmente tienes.

Añade las tareas recurrentes

Una vez que ya conoces el tiempo que tienes disponible, toca añadir las tareas recurrentes que tienes que hacer. Puede ser una frecuencia diaria, semanal o incluso mensual.

Este tipo de tareas son aquellas que sí o sí tenemos que hacer. Por ejemplo, puede que tengas que crear y programar el contenido de tus redes sociales. Puedes bloquear unas horas semanales para dejar todo el contenido de la próxima semana y hacerlo de esta forma todas las semanas.

Una vez que has añadido todas esta tareas, puedes comprobar exactamente qué tiempo te queda disponible para otro tipo de obligaciones. Estoy segura que te has dado cuenta en este punto de que tu tiempo no es tanto como el que considerabas.

Elige las tareas puntuales

Cuando planificas esta semana tienes que tener en cuenta los huecos que te han quedado dentro de la semana para el resto de tareas.

Para organizar estas tareas te recomiendo lo siguiente:

  1. Fíjate en las tareas recurrentes que ya tienes y añade el tiempo que necesites para poder ejecutar esas tareas. Por ejemplo, si tienes que impartir una clase un día concreto, tendrás que dedicar tiempo en preparar esa clase.
  2. Ayúdate de la energía: aprovecha la energía que estás teniendo con las diferentes tareas para enlazar unas con otras. Por ejemplo, si estás toda la mañana grabando vídeos, aprovecha para después hacer una entrevista.

Poco a poco irás conociendo cuánto tiempo te lleva cada tarea y así ir ajustando mejor tus tiempos gracias al time blocking con Google Calendar. Y conseguirás ir priorizando y aumentar tu productividad.

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