Logra que tu agenda en papel realmente funcione con Google Calendar | SuperGuía

Utilizar tu agenda con Google Calendar te ayudará a aumentar tu productividad, pero tienes que saber cómo utilizarla para evitar repetirte y perder el tiempo. Por eso, en este artículo quiero compartir contigo cómo utilizar ambas herramientas par que, lejos de perder el tiempo, lo multipliques.

Después de pasarme el último año sin una agenda en papel, me he dado cuenta de que es una herramienta que me resulta necesaria en mi sistema de planificación para ser más eficiente. El motivo por el cual dejé de utilizarla porque ya usaba bastantes aplicaciones digitales:

• Google Calendar para planificar mis tiempos.
• Todoist para gestionar mis tareas.
• Notion como base de conocimiento de mi empresa.
• MeisterTask para gestionar proyectos de mis clientas.

Sin embargo, echaba de menos la planificación en papel, ya que me permite hacer un trabajo previo para ordenar mis ideas y contribuir a que éstas fluyan mejor en mi mente. Trabajando directamente sobre estas aplicaciones digitales, me perdía esta parte del proceso de planificación.

Por eso, para este año, he decidido apostar por la agenda con Google Calendar, combinando ambas de manera que me permitan ser más productiva.

Qué busco en una agenda en papel

Cuando decidí utilizar mi agenda con Google Calendar y las demás aplicaciones, me di cuenta de que no podía ser una agenda cualquiera. Yo necesito que la agenda que utilice me ayude a ser más productiva y, para ello, tiene que reunir una serie de características que me permitan integrarla en mi propio método de planificación.

¿Qué busco, entonces, en una agenda anual?

• Lo primero de todo, que me permita planificar de lo macro a lo micro: para ello, debe tener calendarios anuales, visión trimestral, mensual y semanal.
• Que vaya al grano, es decir, que no me haga perder el tiempo con un montón de páginas que no necesito. Y, lamentablemente, esto es cada vez más frecuente en muchas agendas.
• También, que me permita integrar mi planificación profesional con la personal. Olvídate de tener dos agendas: gestiona tu tiempo en una sola y ganarás productividad.
• Muy importante: que me ayude a establecer objetivos y definir fechas límite. Esto es fundamental en una buena planificación.
• Y que sea bonita, que me apetezca tenerla siempre conmigo y me dé alegría verla. Además, me gusta que empiecen en enero y que tengan vista semanal.

Si, además, me incluye alguna función más que me ayude a ser más eficiente en mi día a día, pues bienvenida sea. Pero estos cinco puntos son, para mí, los básicos y esenciales. Vamos a verlos uno por uno para que comprendas por qué son importantes también para ti.

Planificar de lo macro a lo micro

El principal problema que tienen la mayoría de personas a las que les cuesta mantener su planificación es que solo se centran en su día a día. ¿Qué tengo que hacer para mañana? parece ser la única pregunta. Pero es un error.

Una buena planificación nos permite diferenciar entre lo importante y lo urgente. El problema es que, muchas veces, todo nos parece súper importante y mega urgente. Y, en la mayoría de ocasiones, las tareas no son ni una cosa ni la otra:

• Importante es aquello que te acerca a tus metas y, por tanto, debes tener claro hacia dónde te diriges. Si no sabes dónde te quieres ver en diez, cinco y en un año, ¿cómo sabes cuáles son los pasos que debes dar? Te limitas a improvisar.
• Urgente es la tarea que tiene una fecha límite inminente y podemos disminuir el número de urgencias de nuestro día a día con una buena planificación semanal, aumentando nuestra concentración, disminuyendo la procrastinación y dejando espacios comodín en la semana para atender imprevistos.

Por tanto, una agenda debe ayudarme a hacer este ejercicio para establecer mis metas a largo, medio y corto plazo, tener una visión trimestral con los proyectos del año, incluir calendarios mensuales y contener espacio para definir mis objetivos de cada semana.

Que vaya al grano

Y es que, buscando agendas para este año, me he dado cuenta de la cantidad de páginas inútiles que, cada vez con más frecuencia, incluyen muchas agendas. En su afán por llegar a una audiencia cada vez mayor, pierden de vista cuál es su público objetivo y acaban introduciendo demasiadas páginas de lo mismo: no necesito tantas notas, para esto tengo las libretas; ni varios horarios, con uno es suficiente.

Algunas, incluso, llegan a ser estresantes. Buscan ayudarte con tu productividad, pero acaban poniéndote demasiadas tareas a principios y final de mes. Y, para muchas personas, resulta frustrante cuando se dan cuenta de que no han logrado ni una cuarta parte de todo lo que la agenda les proponía hacer.

Entiendo que, cuando solo nos organizamos con agenda, algunas de estas páginas puedan resultar interesantes. En mi caso, que busco combinar la agenda con Google Calendar y otras aplicaciones, cuanto más al grano vaya, mejor.

Planificación profesional y personal

Organizarnos con dos agendas para gestionar nuestro tiempo personal y profesional es un error. Las fronteras entre un ámbito y otro cada vez son más difusas y tener que mirar dos espacios diferentes cada vez que queremos comprobar si tenemos tiempo libre es agotador y nada eficiente.

El día tiene 24 horas y, siguiendo la recomendación de mi Método FOCUS, en lugar de dividir tu tiempo entre trabajo y vida personal, deberías encontrar el equilibrio entre:

• Fiesta (o el ocio).
• Obligaciones.
• Crecimiento.
• Urgencias
• Sueño.

Por lo tanto, la agenda debe contener espacio para ambas áreas de mi vida. Necesito que me ayude a organizar mi trabajo (que ocupa la mayor parte de mi tiempo despierta), pero también mis tareas personales.

Si dentro de tu planificación personal, incluyes las tareas y eventos familiares, te recomiendo apostar por tener varios calendarios en Google Calendar (uno por cada miembro de la familia) o un calendario de pared familiar. Así siempre sabrás el horario de tus hijos, pareja, padres u otros familiares a tu cargo.

Establecer objetivos y definir fechas límite

Y, quizás, éste sea el punto más importante de todos cuando te planteas combinar tu agenda con Google Calendar. Como veremos a continuación, el calendario de Google lo utilizamos fundamentalmente para planificar nuestros tiempos de la semana con cada una de las tareas. ¿Para qué necesitamos, entonces, la agenda?

Precisamente, para establecer esos objetivos que irán de lo macro a lo micro y definir las fechas límites de los proyectos en los que estamos trabajando. Esto es lo que, posteriormente, nos permite organizarnos de forma eficiente con Google Calendar.

Pero, como lo vamos a ver con más detalle enseguida, voy a dejarlo por aquí de momento.

Que sea bonita

Quizás te parezca que el criterio estético es menos importante que los otros y estoy de acuerdo contigo en que podría tener una agenda menos bonita si cumpliese con todos los requisitos anteriores. Pero queremos que nuestra agenda en papel sea atractiva, que nos apetezca trabajar con ella y tenerla en nuestro escritorio continuamente.

Por lo tanto, cuando digo que una agenda sea bonita, me refiero a que encaje con tu estilo, sea más sobrio, creativo, colorido o femenino. Y debe ser estéticamente atractiva por fuera, pero también por dentro: que todos los elementos estén bien ordenados, que la tipografía sea legible y que incluya algún detalle que conecte con nuestros valores.

Y, además, para combinar mi agenda con Google Calendar, prefiero que tenga vista semanal. Para el detalle, utilizo el calendario, así que no necesito que la agenda dedique una página a cada día. Lo que busco es que, de un solo vistazo, sepa exactamente qué me espera en cada semana del mes.

Para qué utilizar Google Calendar

Entonces, si ya tenemos una agenda, ¿para qué queremos utilizar Google Calendar?

Como ya te he adelantado, la agenda en papel nos permite hacer un trabajo previo de planificación en el que determinamos cuáles son nuestras metas a largo, medio y corto plazo y establecemos nuestros objetivos semanales. Aquí es donde dejamos fluir nuestras ideas.

Y, posteriormente, las aterrizamos sobre Google Calendar, donde ya detallamos nuestra planificación semanal, asignando un tiempo a cada tarea. De lo que se trata es de aplicar la técnica de Time Blocking con nuestro calendario digital. Este método, nos permite establecer cuántas horas dedicaremos a una tarea concreta y qué día la realizaremos. El objetivo es bloquear nuestro tiempo para que nada más nos interrumpa en ese período.

Por ejemplo, si yo me bloqueo dos horas para escribir este artículo un lunes por la mañana, trabajaré mi concentración para evitar distracciones mientras estoy escribiendo, pero además dejaré de atender otras cuestiones, como llamadas de teléfono o el correo electrónico. Esto me permite centrarme al 100% en lo que tengo que hacer.

El Time Blocking puede ser más o menos estricto, depende de cómo quieras organizarte. Con esto quiero decir que puedes agregar absolutamente todas las tareas a tu calendario y, de este modo, tendrás tus semanas completas, o puedes optar por añadir solamente las más importantes. Para principiantes, siempre recomiendo esta segunda opción.

Si quieres aprender a utilizar esta técnica en tu día a día, te recomiendo ver el siguiente vídeo en el que te explico cómo aplicarla paso a paso:

https://youtu.be/bkg7jD9MsnU

Conclusiones: así debes usar tu agenda con Google Calendar

Y ahora que ya sabemos cómo debe ser nuestra agenda en papel y para qué vamos a utilizar Google Calendar, veamos la forma adecuada de combinar ambas herramientas para aumentar nuestra productividad. Yo, además, voy a agregar Todoist, pero esto es completamente opcional para ti.

Todoist como bandeja de entrada

Siempre lo he dicho: para mí, Todoist es la mejor aplicación de gestión de tareas, ya que te permite trabajar con ellas de manera eficiente. La integro dentro de mi sistema de planificación con dos objetivos:

1. Que me sirva como bandeja de entrada para ir introduciendo todas esas tareas que van apareciendo en mi día a día.
2. Y que pueda procesar estas tareas para establecer la prioridad de acuerdo a su importancia y urgencia.

Así que todas las tareas que, de repente, se me ocurren o que van surgiendo en el trabajo con mi equipo y mis clientes, las apunto primero en Todoist. Posteriormente, las proceso, establezco su prioridad y asigno el día en el que las realizaré.

La agenda en papel con Google Calendar

A finales de cada año, trabajo en mi agenda la planificación anual y los proyectos trimestrales.

Cada trimestre, tengo un gran proyecto que consume la mayor parte de mi tiempo y energía:

• Crear y lanzar un nuevo programa formativo.
• Escribir y publicar un libro.
• O, de manera más personal, dar a luz a mi hija.

Como ves, no son proyectos pequeños y, por eso, solo pongo uno por trimestre. Lógicamente, el nacimiento de mi bebé no lo decido yo, pero sí sé cuándo está previsto que se produzca y eso me permite organizar todo lo demás alrededor de este importante y especial suceso.

Aquí no tenemos nada que hacer dentro de Google Calendar, es un trabajo que realizamos sobre el papel con nuestra agenda.

A continuación, tenemos la planificación mensual, que siempre realizo el último viernes o domingo de cada mes. Estos días de la semana son mis favoritos para hacerlo y es cuando mejor me acompaña mi energía.

• Sobre la agenda, indico cuáles son las fechas destacadas del mes. A nivel profesional, son sobre todo lanzamientos, formaciones o conferencia (online o presenciales). Y, a nivel personal, podrían ser cumpleaños, aniversarios, vacaciones, etcétera. También indico los períodos que dedicaré a trabajar en un proyecto concreto. Por ejemplo, si tengo pensado dedicar toda una semana a escribir un libro y esa es mi prioridad a absoluta para esos días, también lo bloquearé en mi calendario del mes.
• Dentro de Google Calendar, aterrizo estos eventos y las tareas asociadas. Voy a esos días especiales y bloqueo las horas que dedicaré a ese evento especial. Por ejemplo, ¿voy a escribir un libro en esa semana? ¿En qué horario? Lo dejo bloqueado y así evito planificar alguna reunión u otra tarea en esos días. Si es un cumpleaños, activaré un recordatorio para felicitar a esa persona. Si, además, quiero comprarle un regalo, me bloquearé unas horas para hacerlo en los días previos.

Seguimos con la planificación semanal, donde saber combinar la agenda con Google Calendar es aún más importante:

• En la agenda, indico cuáles son mis objetivos (o prioridades de la semana). Además, anteriormente, habré ido apuntando las fechas límite de entrega de proyectos. Cuando tengo un proyecto que entregar y sé que el día para hacerlo es el 19 de noviembre, por ejemplo, lo anoto en mi agenda. Pero, además, me pongo un aviso unos días antes (e incluso una semana) para tenerlo acabado con antelación.
• En Google Calendar, bloqueo mi tiempo para cada una de las tareas que tengo que hacer. Por ejemplo, si publico un vídeo cada miércoles en mi canal de YouTube, ya sé que previamente he tenido que prepararlo y grabarlo (lo hago por bloques de cuatro vídeos) y que, por tanto, me falta editarlo y programarlo para que se publique a las 18 horas CEST. Por tanto, tengo bloqueado tiempo en mi calendario para que semanalmente se repitan estas tareas. Pero, además, de acuerdo a los objetivos de mi agenda y las fechas límite o recordatorios, introduciré el resto de tareas importantes.

Como ves, organizarnos utilizando la agenda con Google Calendar, nos permite tener una visión más concreta de nuestras metas (hacia dónde nos dirigimos), las fechas límite (para evitar la procrastinación) y las tareas que tenemos que hacer, sabiendo perfectamente el tiempo que le vamos a dedicar.

Espero que esta completa guía te haya servido para elegir tu agenda y aprender a combinarla con tu agenda digital.