Cómo planificar tus tareas y terminarlas a tiempo

Seguro que te ha ocurrido en más de una ocasión. Domingo por la tarde (o por la mañana, o el momento que tú decidas). Te dispones a planificar tus tareas con el objetivo de aumentar tu productividad, pero empiezan a surgirte las dudas y sientes los sudores fríos:

• Tienes demasiadas tareas y, ante el estrés que te supone, decides priorizar. Pero… ¿cómo sabes qué es importante y qué es urgente? ¡Todo parece tener el mismo grado de importancia y urgencia!
• Decides usar la técnica de time blocking (o bloqueo de tiempo) e introducir tus tareas en el calendario. Sin embargo… no tienes ni idea de cuánto te llevará cada una de ellas. ¿Una hora será mucho o se quedará corto?
• Piensas que todo será perfecto esta semana, que tendrás una concentración que no has experimentado nunca y que los imprevistos ni aparecerán por la puerta. Así que planificas una semana idealizada que tú y yo sabemos, en el fondo, que no se va a producir.

No tienes por qué preocuparte. Te aseguro que no eres la única persona a la que le ocurre. De hecho, en mi canal de YouTube recibo continuamente dudas de este tipo. De ahí he sacado los tres ejemplos que te he puesto.

El paso a paso adecuado para planificar tareas realistas

El principal problema cuando planificamos es que tendemos a pensar que todo irá sobre ruedas y que disponemos de mucho más tiempo del que realmente tenemos. Por eso, en el artículo de hoy quiero compartir contigo 5 pasos para planificar tus tareas y terminarlas a tiempo.

Paso 1. Identifica cuánto tiempo real tienes disponible.

Un día tiene 24 horas, pero necesitas descansar entre seis y ocho. Si tiramos por el mínimo, te quedarían disponibles 18 horas. No está nada mal, ¿verdad? Sin embargo, esas 18 horas se nos quedan cortas. Cortísimas. Porque la realidad es que no disponemos de tantas horas libres.

• ¿Cuántas horas de tu día dedicas a desayunar, almorzar, cenar…? Y preparar la comida correspondiente.
• ¿Y cuánto tiempo se te va en arreglarte por las mañanas, desmaquillarte y desvestirte por las noches, preparar a tus hijos…?
• ¿Cuál es el tiempo medio que pasas en desplazamientos, bien sea el transporte público, los atascos en coche, buscar aparcamiento…?

Y podría seguir dándote ejemplos. En nuestro día a día se nos va mucho más tiempo del que realmente creemos. Y esa falta de consciencia sobre el tiempo disponible es un problema a la hora de planificar nuestras tareas. Pensamos que podemos abarcar más de lo que nos permite nuestra agenda.

Así que el primer ejercicio que te propongo es que abras Google Calendar y empieces a incluir en una semana todas las horas que ya tienes ocupadas. Anota tus horas de sueño, de comidas, preparativos, etcétera. Así podrás identificar cuáles son los huecos con los que realmente cuentas a la hora de planificar tus tareas.

No importa si prefieres planificar tus tareas con una agenda de papel o cualquier otra aplicación. Realiza este primer ejercicio sobre tu Google Calendar y, posteriormente, realiza tu planificación donde te resulte más sencillo seguirla.

Un consejo: usa un mismo soporte para tu planificación personal, familiar y profesional. Nada de tener dos agendas ni usar sistemas diferentes para cada área de tu vida. ¿Cómo te vas a planificar una salida con amigas después del trabajo si ese día te han puesto una reunión hasta tarde? No te puedes planificar correctamente si tienes que estar haciendo malabares de una agenda a otra.

Paso #2. Incluye tus eventos en el calendario o en la agenda.

Los eventos son citas que tienen una fecha y hora asignadas. Puede ser una reunión, una clase o webinar, una cita médica, una sesión de manicura en tu centro de estética, una salida con amigos, un almuerzo con la familia. Probablemente, muchos de ellos ya los tengas anotados en tu agenda o hayas creado el evento en el calendario. Pero, a la hora de planificarte tu semana, revisa que no te falte ninguno.

Una vez incluidos todos los eventos, crea una lista de tareas con lo que tienes que preparar para ellos. Te pongo algunos ejemplos:

• Cuando tienes una reunión con un cliente, frecuentemente tienes que preparar con antelación una propuesta, un informe o una presentación.
• Si vas a una cita médica, quizás debas preparar los informes que tienes de los especialistas, ordenarlos por fechas e introducirlos en una carpeta.
• ¿Organizar una cena en casa? Tendrás que hacer compra y preparar todo.

Son tareas asociadas a eventos. Por eso, al hacer la revisión de los mismos, es aconsejable que también mires si hay en tu agenda algún evento a principios de la semana siguiente. Por si tienes que planificar tareas para antes del fin de semana.

Paso #3. Crea una lista de tareas según su prioridad.

La prioridad de una tarea la definimos de acuerdo a su urgencia y su importancia:

• URGENTE + IMPORTANTE: hazlo lo antes posible.
• URGENTE, NO IMPORTANTE: delégalo en alguien siempre que puedas.
• IMPORTANTE, NO URGENTE: planifícalo para hacerlo con tiempo.

Y si no es importante ni urgente… ¿qué hace en tu listado?

«Importante es aquello que te acerca a tus metas.»

Lucía Jiménez Vida

Mientras que, sobre las urgencias, pesa una fecha de entrega próxima: bien porque lo tengas que entregar bien porque tu equipo esté esperando que termines para poder continuar. Pero recuerda algo:

«Las urgencias de los demás no tienen por qué ser tus urgencias.»

Lucía Jiménez Vida

Si para ellos es tan importante encontrar una solución rápidamente, que se hubiesen planificado sus tareas mejor para hacerlo con más tiempo. No interrumpas tu flujo de trabajo por las urgencias de los demás. Son solo suyas.

Teniendo en cuenta este mismo planteamiento, si planificas tus tareas con suficiente anticipación, podrás realizarlas con tiempo para que no se conviertan en urgentes. Pero, aún así, si tienes alguna tarea que es importante y que tiene la fecha de entrega a la vuelta de la esquina (o está asociada con un evento próximo), elige cuándo la harás.

Volvemos al ejemplo de antes: tienes una reunión el miércoles y hay un informe que tienes que preparar. Tendrás que dedicarle un buen rato del lunes a hacerlo. Y sí, ni se me ha ocurrido mencionar el martes. Evita procrastinar y llevarte todo al último momento. Si surge algún imprevisto de última hora, me lo agradecerás.

Antes de introducir las tareas en tu calendario, yo te recomiendo que hagas una lista de tareas por día. Puedes usar tu agenda de papel o una aplicación de lista de tareas. Yo utilizo Todoist porque, entre otras cosas, me permite elegir fácilmente la prioridad de mis tareas y eso, para mí, es fundamental cuando tengo que replanificar. Puedo ver enseguida cuáles son las tareas que puedo desplazar a otro día. Lo clasifican por colores: prioridad 1 (rojo), prioridad 2 (naranja), prioridad 3 (azul) y prioridad 4 (blanco).

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Paso #4. Planifica tus tareas especificando su tiempo de ejecución.

Para mí, lo más sencillo es utilizar Google Calendar. Como trabajo frente al ordenador, lo tengo siempre abierto en una pestaña fija en mi Google Chrome. Así lo puedo consultar siempre que lo necesito para recordar de cuánto tiempo dispongo para terminar una tarea o replanificar si es necesario.

Sin embargo, entiendo que para muchas personas no es tan útil planificar sus tareas con un calendario digital porque no trabajan con el ordenador. Puede ser tu caso. O quizás, simplemente, prefieres las agendas y los planificadores de papel. Te entiendo, yo también soy amante de la papelería

En ese caso, lo aconsejable es que te hagas con una agenda con vista del día completo. Así tendrás la página dividida por horas y podrás elegir cuánto tiempo dedicas a cada tarea.

¿Por qué es importante que realices este paso? Recuerda el primero de todos: tenemos menos tiempo disponible del que pensamos.

Si tú te haces una lista de tareas para el día sin saber cuánto tiempo destinarás a cada una de ellas, tu lista puede ser infinita. Jamás la terminarás y quedarás con la frustración de tener todavía pendientes una gran cantidad de quehaceres. Evítate esa sensación.

¿Cómo sé cuánto tiempo me llevará una tarea?

Si es la primera vez que la realizas, probablemente hagas una estimación equivocada. Tendemos a pensar que somos mucho más eficientes y que podemos terminar tareas en un tiempo récord. Sin embargo, cuanto más repitas una tarea, mejor sabrás cuál es el tiempo que te suele llevar. Aquí van un par consejos para las primeras veces:

1. Cuando hagas una estimación de tiempo, súmale un 50%. Si piensas que te llevará una hora, en tu planificación pon una hora y media, dos horas se traducirán en tres, etcétera.
2. Cronometra el tiempo real que le dedicas. Utiliza tu teléfono móvil o una aplicación que te sirva para este fin, como Toggl. Hazlo con tus condiciones habituales: si sueles tener interrupciones, inclúyelas dentro de tu estimación, porque también estarán ahí el resto de veces (aunque lo ideal es que trabajemos por disminuirlas).

Esto te permitirá hacer una estimación cada vez más acertada sin morir de desesperación y estrés en las primeras ocasiones.

Paso #5. Cumple con tu planificación

Quizás sea el paso más difícil de todos, pero te aseguro que es posible. Hay dos ingredientes que te permitirán lograrlo:

• Evitar la procrastinación: no pospongas tus tareas, inícialas cuando te propusiste hacerlo.
• Aumentar tu concentración: disminuye las distracciones y crea un ambiente que te permita concentrarte dentro de tus circunstancias.

Lo sé, no es tan sencillo. A veces, a nuestro alrededor suceden cosas que no podemos controlar. Hijos que reclaman nuestra atención cuando trabajamos en casa, jefes que nos ponen una reunión de repente y nos echa abajo nuestra planificación, imprevistos familiares, urgencias reales… Por eso, el consejo que te doy es el siguiente:

«Señor, concédeme serenidad para aceptar todo aquello que no puedo cambiar, valor para cambiar lo que soy capaz de cambiar y sabiduría para entender la diferencia.»

Plegaria de la Serenida

De nada te sirve estresarte y preocuparte cuando ves que tu planificación se va al garete. Analiza la situación, identifica qué está bajo tu control y toma acción.

Algo que a mí me sirve es crearme espacios comodín dentro de mi planificación. Siempre me dejo la mañana del viernes libre para replanificar tareas de la semana que no he podido terminar de lunes a jueves. Tengo clientas que hacen lo mismo pero diariamente: se reservan una hora antes de comer donde no planifican nada, por si tienen llamadas de su equipo o interrupciones durante la mañana que le impiden avanzar con las tareas.

Si llenas tu semana de tareas, no tendrás huecos para replanificar. Y créeme que los necesitas. Por mucho que planifiquemos, siempre surgirán imprevistos que se escapan a nuestro control y deberemos adaptarnos a ellos.

Para terminar, hay un último punto sobre el que me gustaría reflexionar contigo. Con frecuencia, muchas personas me preguntas por qué no son capaces de cumplir con su planificación. Y la respuesta es que llenan demasiado su calendario. Pretenden hacer más de lo que realmente pueden. Acéptalo: tu tiempo es limitado. Por eso, debes priorizar.

«Cuando aceptes que tu tiempo es limitado, aumentarás tu productividad.»

Lucía Jiménez Vida

¿Tienes más tareas de las que puedes asumir? Compra tiempo: contrata a una persona que te ayude con tareas específicas o automatízalas con herramientas específicas. ¿No te puedes permitir contratar a una persona ni siquiera por horas? Entonces, tienes un problema grave de rentabilidad en tu negocio. Estás trabajando muchas horas y obteniendo pocos resultados.

Y si no tienes un negocio, sino que trabajas por cuenta ajena, tienes dos soluciones: hablar con tu jefe y plantearle la solución para que contrate a otra persona y te disminuya la carga de trabajo o buscar otro empleo que te haga más feliz.

Ayúdame a ayudarte a planificar tus tareas

¿Qué es lo que más te cuesta a la hora de planificar tus tareas y terminarlas a tiempo? Déjame un comentario a continuación para que pueda escribir el artículo que necesitas.